Skip Ribbon Commands
Skip to main content
SharePoint

Office 365 blog

dec 22
Microsoft ends public website feature on SharePoint Online

Microsoft has published a public message last Friday in which they state that the feature of hosting a public website on SharePoint Online\Office 365 will be discontinued as of the end of January 2015. The reason that Microsoft wants to do this is that it would open doors to opportunities with 'leading' third party providers (for hosting I suppose). See http://support2.microsoft.com/kb/3027254/en-us for the message from Microsoft.

In itself this is a pity. As a consultant, I find this feature a unique selling point of Office 365 because it does not let you depend on multiple parties to host your public website.  You can keep everything under one roof in Office 365. But Microsoft will not shut down the feature automatically for every tenant. Microsoft states that users who are actively are using the public site can keep on using it for at least two years. Turning off this feature is done directly for new customers and for customers who have never used it.

At this moment it is not yet clear how Microsoft determines that a customer is using the public website feature. They will probably look at the site collection and check whether something has changed, or maybe they will check if there is a public DNS entry that points to the customer public website. Either way, if you were planning to use this feature, I would recommend that you put something on it ("Under construction" will do) and link it through your public DNS to a (sub-)domain so that it looks like it could be in use. Then you will still have the option to use it for at least (but probably not longer) two years for free. Free hosting!

dec 22
Microsoft beëindigt publieke website mogelijkheid op SharePoint Online

Microsoft heeft vrijdag een bericht gepubliceerd waarin ze aangeeft dat de mogelijkheid om een publieke website te hosten op SharePoint Online zal worden stopgezet. Dit zal ingaan per eind januari. De reden die daarbij wordt aangegeven is dat dit mogelijkheden opent om met 'toonaangevende' third party providers kan worden samengewerkt. Zie http://support2.microsoft.com/kb/3027254/en-us voor het Microsoft bericht.

Op zich is dit wel jammer. Als consultant vind ik het wel een unique selling point van Office 365 omdat je met deze feature als klant niet afhankelijk meer bent van meerdere partijen voor het hosten van je publieke website.
Het houdt overigens niet in dat het zomaar wordt stopgezet. Het echt uitzetten van deze feature wordt alleen direct gedaan bij nieuwe klanten (die krijgen het dus niet meer te zien) en bij klanten die er nog nooit iets mee hebben gedaan.

Alleen klanten die er actief gebruik van maken kunnen de publieke website na januari nog voor ten minste twee jaar blijven gebruiken. Hoe Microsoft dit gaat bepalen weet ik nog niet precies: het kan zijn dat ze kijken of er iets is gewijzigd in de site sinds de aanmaak, óf dat ze dit bepalen aan de hand van het DNS record die verwijst naar de pagina. De DNS zorgt feitelijk voor de koppeling met je eigen domeinnaam en dus ook of publiekelijk kan worden gezocht naar jouw site.

Als je in jouw Office 365 omgeving nog twijfelt of je deze feature zou willen gaan gebruiken, dan moet je niet te lang wachten. Ik raadt je aan om de site te publiceren door er iets in aan te passen (hoeft niet ingewikkeld te zijn: gewoon "Under Construction" erop zetten) en het koppelen aan een subdomein van jouw eigen domein zodat het te benaderen is via het Internet. Daarmee heb je zeker voldaan aan de voorwaarde dat de site in gebruik is.  

dec 09
Aanpassen van Office 365 thema met bedrijfslogo en kleuren

Tot een tijdje terug waren de mogelijkheden om de Office 365 look en feel aan te passen nog beperkt tot een paar kleuren.
Hier is wat aan gedaan door Microsoft. Je kon al kiezen uit een aantal thema's maar nu is het uitgebreid met een functie die voor de hele organisatie de look en feel aanpast met keuze uit alle mogelijke kleuren (hexdecimale codering ingave is mogelijk) en ook je eigen bedrijfslogo. Hieronder volgt een korte omschrijving hoe dit kan worden aangepast.

In Office 365 is het mogelijk om je eigen bedrijfslogo en thema in te stellen. Dit geld dan wel voor alle gebruikers uit de organisatie. Het aanpassen kan alleen door een beheerder worden gedaan. Dit gaat als volgt:

1. Na aanmelding (als beheerder) naar het Beheer menu navigeren:

 

 

Tip2-1.png 

​2. Klik op de Beheerpagina op de link van de bedrijfsgegevens, rechtsbovenin;

Tip2-2.png 

3. In het volgende scherm kies je voor de optie 'Aangepast Thema' (links):

Tip2-3.png 

 

4. Op de volgende pagina kun je vervolgens het logo laden (dit moet een bestand zijn van maximaal 10kb en formaat maximaal 200 x 50 pixels) en de kleurstelling inrichten.

Tip2-4.png 

De Accentkleur is de kleur van de knoppen. In het veld 'URL voor een klikbaar logo' kun je een URL ingeven waar de gebruiker naar toe wordt geleid als hij op het logo klikt (in dit geval dus de Delta-N website).
Het verdient aanbeveling eerst wat te spelen met de kleuren en opties om te ontdekken hoe e.e.a. werkt en welk effect het heeft op de pagina's.

 

dec 12
Office 365: Email Migratie

Wanneer een organisatie heeft gekozen voor een overstap naar Office 365, zal één van de eerste planningsoverwegingen zijn om de email te gaan migreren van de bestaande omgeving naar Office 365. Afhankelijk van het aantal mailboxen en ook wáár deze in de oude omgeving draaien zijn hier veel keuzes en mogelijkheden. De ene methode is makkelijker dan de ander en ook qua installatie en configuratie zitten er grote verschillen in de manier waarop de migratie kan worden uitgevoerd. Microsoft heeft hier erg uitgebreide documentatie over die veelal erg technisch van aard is. Om dit wat overzichtelijker te maken heb ik de verschillende opties in deze blogpost zo kort mogelijk op een rijtje gezet, met daarbij ook wat de impact is van iedere methode.

In feite zijn er twee basisscenario's, afhankelijk van de huidige oplossing voor email. Als je gebruik maakt van een Exchange server (versie 2003 en hoger) dan hoef je eigenlijk alleen het onderdeel over Exchange van deze blog te lezen. Heb je geen Exchange server maar een andere oplossing voor de email, dan moet je vooral het onderdeel 'Andere migratievormen' lezen.

Exchange

Als je momenteel beschikt over een Exchange Server omgeving (versie 2003 en hoger), dan kun je alle data hiervan overnemen naar Office 365. Dit betreft de email, agenda, taken en contactpersonen. Hierbij kun je op drie verschillende manieren overstappen:

  1. In één keer, waarbij alle data direct wordt overgezet voor alle gebruikers (Cutover migratie)
  2. Gefaseerd.
  3. Gefaseerd in een hybride omgeving.

Bij deze migraties hoeven er vooraf geen mailboxen worden aangemaakt in Office 365: dit gebeurt automatisch tijdens het migratieproces.

Het is ook mogelijk om van oudere Exchange servers te migreren, maar dan kan slechts alleen de email worden gemigreerd door middel van de beschikbare tools uit Office 365. Dit noemt men ook wel een IMAP migratie. Deze optie kan ook worden toegepast bij andere emailservers (Zie "Andere migratievormen").

In één keer overstappen

Dit type migratie wordt ook 'Cutover'-migratie genoemd. Hierbij werken de gebruikers tot een bepaald moment, bijvoorbeeld het weekend, op de eigen Exchange Server en wordt na het weekend met de Office 365 emailserver gewerkt. Dit scenario is goed bruikbaar bij kleinere organisaties of waarbij kleinere mailboxen worden gebruikt. De hoeveelheid data is hierbij van belang. Het moet wel in één weekend worden overgezet naar de Cloud en dus behapbaar zijn. Tijdens de migratie worden alle distributiegroepen, contactpersonen en mailboxdata overgezet naar Office 365. De beheerder kan zelf bepalen welke mailboxen worden overgezet door een 'csv'-bestand aan te leveren waarin de emailadressen staan van de te migreren mailboxen. De beheerder kan door middel van een Powershell script of met de Exchange Management Console de migratie uitvoeren naar Office 365. Let op: deze methode vereist dat de koppeling met Active Directory van je organisatie (DirSync – zie onderaan dit blog) niet actief is. Office 365 gebruikt voor deze migratie Outlook Web Access (OWA) met een administrator account om de gegevens over te halen naar Office 365.
Zodra de migratie gereed is, wordt de Exchange server in je organisatie buiten gebruik gesteld en werkt iedereen op Office 365.

Gefaseerd overstappen

Bij deze methode worden gedurende een bepaalde periode Exchange en Office 365 naast elkaar gebruikt. Deze methode vereist dat er een koppeling wordt gemaakt tussen je organisatie Active Directory en Office 365 (DirSync) zodat de gebruikersaccounts aan beide kanten gelijk zijn. De migratie wordt dan net als bij de Cutover-migratie in batches gedaan, die over een langere periode kan worden uitgevoerd. Een verschil met de Cutover-migratie is, dat zowel Office 365 als de Exchange Server tegelijkertijd in gebruik is. Wanneer een gebruiker is gemigreerd moet deze zijn Outlook account opnieuw instellen zodat hij naar de juiste server kijkt. Ondertussen, tot alle migraties compleet zijn, worden emails vanaf de Exchange Server doorgestuurd naar Exchange Online. De beheerder bepaalt welke gebruikers worden overgezet door deze op te nemen in een CSV bestand. Deze kan worden geïmporteerd in Office 365, en kan worden ingepland om op een bepaalde tijd te starten. Bij deze methode is het van belang dat er op de lokale omgeving een geldig beveiligingscertificaat is geïnstalleerd dat is uitgegeven door een publieke uitgever, dus geen zelf gegenereerde certificaten. Daarnaast is het gebruik van DirSync vereist voor een juiste werking.

Off-topic: Met ingang van de laatste release van DirSync is het mogelijk om het ook op een Domain Controller te installeren. Dat was voorheen niet mogelijk.

Gefaseerde migratie in een hybride omgeving

Een andere methode voor een gefaseerde overstap is het gebruik van een hybride omgeving. Hierbij worden de Exchange Server en Office 365 zodanig opgezet dat beiden naast elkaar functioneren. Dit is de meest complexe opzet waarbij ook gebruik wordt gemaakt van een koppeling net Active Directory (DirSync). Wanneer deze opzet is geïmplementeerd kan de beheerder de email in Office 365 en lokaal in één scherm beheren en de te migreren postbussen simpelweg van lokaal naar online en weer terug slepen. De eindgebruiker hoeft zich niet opnieuw aan te melden om gebruik te maken van zijn email met Outlook na deze migratie. Wel is van belang dat gebruik wordt gemaakt van Outlook 2010 of 2013. Ook is vereist dat er een aantal extra componenten worden geïnstalleerd op de lokale Exchange server die dit scenario mogelijk maken: Exchange Client Access en Hub Transport servers. En om voor een goede koppeling zorg te dragen moet er ook in een hybride omgeving gebruik worden gemaakt van certificaten die zijn uitgegeven door een publieke uitgever.

Microsoft heeft onlangs een overeenkomst gesloten met GoDaddy. Wanneer je bij GoDaddy een domein met certificaat aanschaft voor een domeinregistratie dan worden alle voor Office 365 vereiste DNS registraties automatisch uitgevoerd door GoDaddy. Bij andere uitgevers moeten deze registraties handmatig worden gedaan.

Oudere versie van Outlook kunnen niet volledig gebruik maken van deze manier van werken. Ook hierbij moet een geldig beveiligingscertificaat zijn geïnstalleerd dat is uitgegeven door een publieke uitgever. Deze opzet vereist ook het gebruik van een lokale Exchange 2010 (service pack 3) of Exchange 2013.

Andere migratievormen

Wanneer je geen Exchange hebt of een oude Exchange server (2000 of 5.5) kun je alsnog je gegevens migreren met de onderstaande methodes:

MAPI/POP3

Feitelijk de meest eenvoudige vorm van overstap is deze migratie, waarbij alle emailgegevens worden overgezet door een koppeling te maken met de bestaande email server en de gegevens daar uit te halen. Hierbij moet de mailbox van de gebruiker al zijn aangemaakt in Office 365. De beheerder maakt vervolgens een migratiebestand aan (CSV) om de gegevens over te halen. Zodra dit gereed is voor alle gebruikers dienen deze hun emailclient om te zetten naar Office 365. Let wel: agenda's, taken en contactpersonen worden hierbij niet gemigreerd en kunnen desgewenst door middel van import en export worden overgehaald per mailbox.

PST en Tekst Import

PST bestanden zijn de lokale opslagbestanden die worden gebruikt door Outlook. Deze kunnen ook worden gebruikt om email te importeren naar Office 365. Dit kan door een gebruiker zelf worden gedaan door middel van Outlook (Import/Export functie) of door een beheerder met de "PST Capture" tool. Deze tool scant alle PC's in het Active Directory naar PST bestanden en kan deze overzetten naar de Office 365 mailboxen. Ook hierbij is het wel weer van belang dat de mailbox al bestaat. Hierbij worden ook de agendagegevens, contactpersonen en taken meegenomen tijdens het importeren. Textbestanden kunnen worden gebruikt om andere data te importeren zoals agenda's en contactpersonen. Deze imports vereisen dus wel het gebruik van een Outlook-client die verbonden is met Exchange Online van Office 365.

DirSync is een koppeling tussen de eigen Active Directory en Office 365, waarbij o.a. als groot voordeel de gebruikersnaam en wachtwoord om aan te melden bij Office 365 door de eigen Active Directory wordt geleverd in plaats van een OnMicrosoft.com account die standaard door Office 365 wordt geleverd.

Vragen of opmerkingen over deze blog? mikep@delta-n.nl

aug 14
Nieuwe Office 365 features

​Microsoft heeft sinds augustus enkele nieuwe features toegevoegd aan Office365 die het beheer eenvoudiger maken, namelijk het kunnen wisselen van abonnementsvorm naar een hoger abonnement (Subscription Plan) en het Message Center. 

Wisselen van abonnementsvorm

Administrators van Organisaties tot maximaal 300 gebruikers kunnen gebruik maken van deze feature waarbij bestaande licentie naar een hogere abonnementsvorm kan worden omgezet. Zo kun je een deel van de gebruikers op maat bedienen met de features die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk. Zo is het nu mogelijk om een groep gebruikers bijvoorbeeld van Enterprise Online E1 naar Enterprise E3 te wisselen waardoor deze groep gebruik kan maken van de Office Suite en offline kan gaan werken. Meer info is te vinden op http://blogs.office.com/b/office365tech/archive/2013/08/01/office-365-customers-can-more-easily-switch-plans.aspx. Het is hiermee dus mogelijk dat je meerdere abonnementsvormen tegelijk kunt hebben binnen je Office365 omgeving:

081413_0619_NieuweOffic1.png

Wanneer je hebt besloten om één van je abonnementen naar een hogere vorm om te zetten moet je gedurende dat proces meteen ook de betaling regelen. Mocht je in je oude abonnement nog ongebruikte licenties hebben dan zullen deze ook meteen worden gecrediteerd in het betalingsproces.

Message Center

In Office365 (zowel Office2010 als Office2013) heeft nu een nieuwe feature beschikbaar voor de administrator waarin mededelingen over alle nieuwe features worden gedaan vanuit Microsoft en ook gepland onderhoud wordt weergegeven. Per bericht kan de beheerder zien welke acties van hem of haar worden verwacht wanneer onderhoud is gepland.

 

Door op een bericht te klikken krijg je meer details te zien:

 

Dit zal in de loop der tijd verder worden uitgebreid met meer functies zoals de mogelijkheid om directer te kunnen communiceren met de gebruikers in de organisatie en met Microsoft Office 365 Support.

About this blog
No, this isn't actually my picture. I just haven't gotten around to updating this section. It's good to know that someone is reading every last word though. Thanks!